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Onboarding de Cliente

O onboarding de novos clientes é um processo estruturado que garante uma transição suave do momento da contratação até o início efetivo da produção de conteúdo. Este documento descreve o passo a passo que a equipe da Agência Koko deve seguir para cada novo cliente integrado ao Kontent.

Pré-onboarding​

Antes do primeiro contato de onboarding, o gestor de contas deve preparar o terreno:

  1. Criar o projeto no Kontent com o nome do cliente e logo.
  2. Definir o plano adequado com base no contrato firmado.
  3. Atribuir a equipe: Definir qual analista, social media e designer serão responsáveis pelo projeto.
  4. Preparar o checklist de informações que serão solicitadas ao cliente.

Reunião de Kickoff​

A reunião de kickoff é o primeiro encontro formal com o cliente após a contratação. Os objetivos dessa reunião são:

  • Apresentar a equipe responsável pelo projeto.
  • Explicar o funcionamento do Kontent e do Portal do Cliente.
  • Coletar informações essenciais sobre a marca (histórico, público-alvo, diferenciais, concorrentes).
  • Definir expectativas, prazos e fluxo de aprovação.
  • Agendar a frequência de reuniões de acompanhamento.

A reunião deve ser gravada e a transcrição armazenada automaticamente no Google Drive do projeto.

Coleta de Informações​

Após a reunião de kickoff, a equipe deve coletar e registrar no Kontent:

  • Identidade de marca: Tom de voz, paleta de cores, tipografia, logos e diretrizes visuais.
  • Base de conhecimento: Informações sobre produtos/serviços, FAQ, políticas e dados do negócio.
  • Acessos às redes sociais: Credenciais necessárias para conexão OAuth das contas.
  • Materiais existentes: Peças visuais anteriores, guia de marca, fotos de produto, etc.
  • Referências: Exemplos de conteúdo que o cliente aprova e contas que admira.

Configuração Técnica​

Com as informações coletadas, a equipe técnica realiza as configurações no Kontent:

  1. Conectar redes sociais: Instagram, Facebook e LinkedIn via OAuth.
  2. Configurar identidade de marca: Preencher todas as seções de brand identity.
  3. Alimentar base de conhecimento: Cadastrar as informações coletadas.
  4. Configurar integrações: ClickUp, Google Drive e outras ferramentas conforme necessário.
  5. Criar acesso do cliente: Enviar convite com papel "Cliente" para os stakeholders.
  6. Configurar fluxo de aprovação: Definir as etapas e aprovadores do Workflow.

Treinamento do Cliente​

O social media ou analista responsável realiza uma sessão de treinamento com o cliente, demonstrando:

  • Como acessar o Portal do Cliente.
  • Como revisar e aprovar conteúdos.
  • Como utilizar o feedback por áudio.
  • Como acessar relatórios de desempenho.
  • Como consultar e atualizar a base de conhecimento.

Primeiro Mês​

O primeiro mês de trabalho é considerado período de adaptação. A equipe deve:

  • Monitorar de perto o processo de aprovação para identificar e corrigir gargalos.
  • Solicitar feedback do cliente sobre a qualidade do conteúdo e a experiência no portal.
  • Ajustar o fluxo de trabalho com base nos aprendizados do período.
  • Realizar uma reunião de retrospectiva ao final do mês para alinhar expectativas.

Checklist de Conclusão​

O onboarding é considerado concluído quando todos os itens do checklist estão finalizados: projeto criado, redes conectadas, identidade configurada, base alimentada, cliente com acesso ao portal, primeiro conteúdo aprovado e publicado.